AI-notulen zonder video-opname zijn bij sommige oplossingen mogelijk. Een samenvatting kan worden gebaseerd op een transcriptie van het gesprek. Dat betekent dat het systeem gesproken woorden verwerkt, ook wanneer geen videobestand wordt opgeslagen. Controleer welke werkwijze jouw platform ondersteunt en welke functies beschikbaar blijven.
Maak onderscheid tussen drie stappen: een video-opname, een transcriptie en AI-verwerking. Ze hebben een ander doel en kunnen aparte instellingen hebben. Voor Intelligent Recap in Teams is transcriptie vereist. Microsoft beschrijft ook een beperkte recapervaring wanneer opname is uitgeschakeld; onderdelen die een opname nodig hebben, ontbreken dan.
Geen video opnemen betekent dus niet dat er helemaal geen vergadergegevens ontstaan. Een transcriptie en samenvatting kunnen nog steeds namen, uitspraken en afspraken bevatten. Bespreek vooraf met IT en de privacyverantwoordelijke wie toegang krijgt, waar de gegevens terechtkomen en hoe lang jullie ze bewaren.
Leg voor medewerkers duidelijk uit wat er tijdens de vergadering gebeurt. Maak bijvoorbeeld zichtbaar wanneer transcriptie is gestart en wie de resultaten controleert. Test de instellingen met een fictief gesprek, zodat je kunt zien welke bestanden en notities na afloop beschikbaar zijn.
Beoordeel vervolgens of AI-notulen zonder video-opname voldoende zijn voor jullie doel. Voor het teruglezen van acties kan tekst praktisch zijn; voor het terugkijken van een demonstratie is beeld soms nodig. Kies de werkwijze bewust per soort vergadering en controleer de samenvatting voordat je deze verder gebruikt.
Lees meer over AI in de vergaderruimte en hybride werken.
Een passende werkwijze voor AI-notulen?
Presentation Partner stemt de AV-inrichting af op jouw vergaderplatform en helpt technische keuzes samen met IT te beoordelen.