Ja, AI kan actiepunten uit een vergadering voorstellen op basis van het gesprek. De software analyseert daarvoor meestal een transcriptie. Vervolgens maakt deze een overzicht van mogelijke taken, soms met een verantwoordelijke en een deadline. Controleer AI-actiepunten altijd voordat je ze als definitieve afspraken gebruikt.
De kwaliteit begint bij duidelijke afspraken tijdens het overleg. Zeg daarom hardop wat iemand gaat doen en wanneer dat klaar moet zijn. Een uitspraak als “Sanne stuurt vrijdag de aangepaste offerte” geeft meer houvast dan “we komen hier nog op terug”. Zo is de vervolgstap ook voor deelnemers duidelijk.
Daarnaast moet de software iedereen goed kunnen verstaan. In een hybride vergadering vraagt dat om passende microfoons voor de mensen aan tafel. Ook de bijdragen van online deelnemers moeten duidelijk doorkomen. Achtergrondgeluid en door elkaar praten kunnen namelijk fouten in de transcriptie veroorzaken.
Een voorgestelde taak is nog geen bevestigde afspraak. AI kan een idee verwarren met een besluit of een actie aan de verkeerde persoon koppelen. Vergelijk daarom de AI-actiepunten met het gesprek. Laat vervolgens de eigenaar bevestigen wat deze oppakt en welke deadline geldt.
Bepaal ook hoe je de taken opvolgt. Sommige toepassingen bieden koppelingen met taakbeheer, maar dat is niet overal beschikbaar. Je kunt de gecontroleerde actiepunten ook overnemen in jullie bestaande werkwijze. Welke AI-functies je hebt, hangt af van het platform, de licenties en de instellingen.
Lees meer over actiepunten uit een vergadering halen. Microsoft beschrijft bijvoorbeeld voorgestelde taken bij Intelligent Recap.
Betere audio voor bruikbare AI-actiepunten?
Presentation Partner adviseert over microfoons en de AV-inrichting die passen bij jouw ruimte en vergaderplatform.