Bij automatisch notuleren zet software het gesproken gesprek om in tekst en gebruikt AI die informatie om een overzicht van de vergadering te maken. Afhankelijk van de toepassing krijg je een samenvatting, voorgestelde actiepunten en besproken besluiten. Zo hoef je tijdens het overleg minder mee te schrijven.
De eerste stap is doorgaans automatische transcriptie: spraak wordt omgezet naar geschreven tekst. Daarna analyseert de AI de inhoud en selecteert deze de belangrijkste punten. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van het vergaderplatform, de licenties en de instellingen van jouw organisatie.
Voor automatisch notuleren in een hybride vergadering moet iedereen goed verstaanbaar zijn. Dat geldt zowel voor mensen in de ruimte als voor deelnemers op afstand. Passende microfoons, een goede plaatsing en een rustige akoestiek helpen daarbij. Een slimme camera kan daarnaast het beeld verbeteren. Deze vervangt de geluidsopname niet.
Controleer de uitkomst altijd voordat je de notulen deelt. Namen, vaktermen, bedragen en de toewijzing van actiepunten kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd. Spreek bovendien vooraf af wanneer transcriptie wordt gebruikt en wie toegang krijgt tot de informatie.
Lees ook hoe betrouwbaar AI-gegenereerde notulen zijn.
Wil je automatisch notuleren in jouw vergaderruimte?
Presentation Partner denkt mee over de audio en AV-inrichting waarmee jouw vergaderplatform gesprekken duidelijk kan vastleggen.