Een bestaande vergaderruimte kun je vaak geschikt maken voor AI zonder alle apparatuur te vervangen. Begin met het doel: wil je betere camerakadering, een transcriptie of een samenvatting? Deze functies stellen verschillende eisen aan de techniek en software. Een inventarisatie voorkomt dat je apparatuur koopt die het gewenste probleem niet oplost.
Controleer eerst of iedereen goed verstaanbaar is voor online deelnemers. Een microfoon die alleen de voorzitter duidelijk opvangt, levert een zwakke basis voor de rest van het gesprek. Test daarom alle zitplaatsen en kijk naar afstand, akoestiek en achtergrondgeluid. Soms is een andere plaatsing voldoende; soms zijn extra microfoons nodig.
Beoordeel daarna de camera en de aansluiting op het vergaderplatform. Automatische kadering kan in een ondersteunde camera zitten, terwijl AI-notulen vanuit de vergadersoftware komen. Een nieuw scherm geeft dus niet vanzelf toegang tot notuleerfuncties. Controleer ook ondersteuning, firmware en beschikbare aansluitingen.
Laat IT de gebruikerslicenties, vergaderinstellingen en toegang tot vergadergegevens nalopen. Leg vast welke onderdelen bruikbaar blijven en waar een gerichte verbetering nodig is. Vraag bij een voorstel om onderscheid tussen noodzakelijke aanpassingen en uitbreidingen voor later.
Voer vervolgens een test uit in de bestaande vergaderruimte, met echte zitplaatsen en een fictieve vergadering. Beoordeel de verstaanbaarheid, bediening en bruikbaarheid van de uitkomst. Vergelijk de resultaten met jullie huidige situatie, zodat je gericht kunt beslissen over de volgende stap.
Lees meer over AI in de vergaderruimte en hybride werken.
Jouw bestaande vergaderruimte verbeteren?
Presentation Partner beoordeelt de AV-inrichting en helpt bepalen welke aanpassingen passen bij jouw manier van vergaderen.