Privacy bij AI-notulen begint met duidelijke afspraken over wat je vastlegt, waarom je dat doet en wie de informatie mag gebruiken. Een vergadering kan persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie bevatten. Beoordeel daarom vóór gebruik welke AI-toepassing geschikt is voor jouw organisatie.
Informeer deelnemers vooraf over transcriptie, eventuele opname en de verwerking van hun bijdrage. Bepaal voor welke vergaderingen dit passend is en wanneer je de functies uitschakelt. Laat de privacyverantwoordelijke beoordelen welke grondslag en aanvullende maatregelen nodig zijn.
Voor privacy bij AI-notulen zijn ook de opslag en toegang belangrijk. Controleer waar de gegevens worden verwerkt en opgeslagen. Bepaal wie toegang heeft en hoe lang je transcripties, opnames en samenvattingen bewaart. Onderzoek de leveranciersvoorwaarden, waaronder het gebruik van gegevens voor modeltraining. Beperk toegang en delen tot de mensen die de informatie nodig hebben.
Maak onderscheid tussen opname, transcriptie en een AI-samenvatting. Deze kunnen verschillende instellingen en bewaartermijnen hebben. Stem de inrichting af met IT en de privacyverantwoordelijke; een beschikbare technische functie betekent niet automatisch dat ieder gebruik passend is.
Lees meer over AI en privacy in vergaderruimtes. De Autoriteit Persoonsgegevens biedt een hulpmiddel voor generatieve AI en de AVG.
Advies over privacy bij AI-notulen
Presentation Partner denkt mee over de AV-inrichting en stemt de technische keuzes af met jouw IT-team. Betrek de privacyverantwoordelijke bij afspraken over gegevensverwerking.