Een reservering laat zien dat iemand een ruimte wil gebruiken; werkelijk ruimtegebruik laat zien of dat ook gebeurt. Een boeking van twee uur kan in de praktijk korter duren of helemaal vervallen. Beoordeel daarom niet alleen de agenda wanneer je wilt begrijpen hoe het kantoor wordt benut.
Begin met een duidelijke vraag. Wil je weten welke ruimtes vaak worden geboekt, wanneer er piekdrukte is of hoeveel reserveringen ongebruikt blijven? Voor iedere vraag kunnen andere gegevens nodig zijn. Maak vooraf duidelijk wat je wilt meten en welke conclusie de gegevens wel of niet ondersteunen.
Een ondersteunde check-in of bezettingssensor kan aanvullende informatie geven over aanwezigheid. Controleer welke gegevens de oplossing verzamelt en hoe nauwkeurig die aansluiten op jouw vraag. Een signaal dat een ruimte bezet is, vertelt bijvoorbeeld niet vanzelf hoeveel deelnemers aanwezig zijn of wat ze doen.
Bespreek met IT en de privacyverantwoordelijke welke gegevens nodig zijn en wie rapportages mag bekijken. Kies waar mogelijk voor overzichten op ruimte- of locatieniveau. Maak bovendien duidelijk waarom jullie meten en hoe de resultaten worden gebruikt om de kantooromgeving te verbeteren.
Combineer de cijfers met ervaringen van medewerkers. Een weinig gebruikte ruimte kan onpraktisch ingericht zijn of lastig te vinden. Vergelijk verschillende perioden voordat je grote beslissingen neemt. Zo helpt inzicht in ruimtegebruik bij gerichte verbeteringen, zonder dat één rustige week of losse reservering het volledige beeld bepaalt.
Lees meer over ruimte- en werkplekreservering.
Beter begrijpen hoe jouw ruimtes worden benut?
Presentation Partner denkt mee over reservering, weergave en passende technische oplossingen voor inzicht in jouw kantooromgeving.