Een geschikte flexwerkplek reserveren begint met weten wat je die dag nodig hebt. Wil je geconcentreerd werken, naast je team zitten of een beeldscherm en dockingstation gebruiken? Beschrijf de beschikbare voorzieningen per plek, zodat medewerkers een keuze kunnen maken die past bij hun werkzaamheden.
Geef bureaus herkenbare nummers en gebruik dezelfde aanduidingen in het reserveringssysteem en op kantoor. Vermeld ook de verdieping of zone. Zo hoeft een medewerker niet eerst langs meerdere rijen bureaus te lopen om te ontdekken waar de gereserveerde werkplek zich bevindt.
Leg per werkplek vast welke aansluitingen en schermen aanwezig zijn. Controleer of de informatie klopt wanneer apparatuur wordt verplaatst. Een bureau dat als volledig uitgerust wordt aangeboden, maar geen bruikbare aansluiting heeft, zorgt voor onnodige vragen bij de start van de werkdag.
Maak daarnaast heldere afspraken over de boekingsduur, annuleren en eventuele check-in. Geef aan hoe medewerkers omgaan met een plek die al in gebruik is of tijdelijk niet beschikbaar blijkt. Een goed ingerichte reservering ondersteunt het werken; ze moet geen extra dagelijkse puzzel worden.
Test het proces met medewerkers uit verschillende teams. Laat hen een flexwerkplek reserveren, vinden en gebruiken. Vraag of de beschrijving voldoende duidelijk is en of er behoefte is aan stille zones of teamgebieden. Gebruik die feedback om de inrichting en werkwijze gericht aan te passen voordat je breder uitrolt.
Lees meer over ruimte- en werkplekreservering.
Flexwerkplekken eenvoudiger vindbaar maken?
Presentation Partner helpt met een reserveringsoplossing die past bij jouw kantoor, werkplekken en manier van samenwerken.