Een pilot met werkplekreservering begin je met een beperkte, herkenbare situatie. Kies bijvoorbeeld één verdieping met enkele bureaus en vergaderruimtes. Bepaal vooraf wat je wilt verbeteren: minder zoekwerk, een duidelijkere planning of beter inzicht in beschikbare plekken. Zo krijgt de test een concreet doel.
Betrek medewerkers, facilitaire collega’s en IT vanaf de voorbereiding. Inventariseer de agendaomgeving, netwerkvoorzieningen en benodigde apparatuur. Leg ook vast welke plekken worden opgenomen en wie de gegevens actueel houdt. Gebruik herkenbare namen en controleer de beschrijving van iedere ruimte of werkplek.
Test het volledige proces. Laat gebruikers een plek reserveren, een tijd wijzigen en een boeking annuleren. Controleer daarna of agenda, display en eventuele plattegrond dezelfde informatie geven. Neem ook een terugkerende vergadering en een bezoek aan een andere verdieping op in de test.
Geef deelnemers een korte instructie en een duidelijk aanspreekpunt. Vraag niet alleen of de techniek werkt, maar ook of mensen zonder hulp begrijpen waar ze moeten klikken. Noteer problemen met een tijdstip en locatie, zodat de beheerder ze gericht kan onderzoeken.
Evalueer de pilot met werkplekreservering aan de hand van de vooraf gekozen doelen. Bespreek de feedback en bepaal welke instellingen of uitleg moeten worden aangepast. Rol daarna stapsgewijs uit en wijs verantwoordelijkheden voor beheer toe. Dat geeft de organisatie ruimte om te leren voordat iedereen met dezelfde reserveringsoplossing werkt.
Lees meer over ruimte- en werkplekreservering.
Een reserveringspilot praktisch voorbereiden?
Presentation Partner helpt bij de keuze, installatie en test van reserveringspanelen en bijbehorende kantooroplossingen.