Ruimte- en werkplekreservering voor meerdere locaties is mogelijk met een oplossing die centraal beheer en de benodigde agendaomgevingen ondersteunt. Medewerkers kunnen dan de juiste vestiging, verdieping en ruimte kiezen. Controleer vooraf of alle locaties binnen dezelfde werkwijze en technische omgeving passen.
Gebruik eenduidige namen met een herkenbare locatieaanduiding. Alleen “Vergaderzaal 1” is verwarrend wanneer die naam op drie kantoren voorkomt. Leg daarom een naamstructuur vast, bijvoorbeeld met plaats, verdieping en ruimtenaam. Gebruik die structuur ook op schermen en in de agenda.
Bepaal wie de reserveringen en inrichting beheert. Een centrale beheerder kan de hoofdlijnen bewaken, terwijl een lokale contactpersoon wijzigingen op de eigen vestiging doorgeeft. Leg vast wie nieuwe ruimtes toevoegt, defecte werkplekken tijdelijk blokkeert en vragen van medewerkers opvangt.
Controleer rechten en agenda-integraties per locatie. Verschillende organisaties of tenants kunnen aanvullende eisen stellen aan de gekozen oplossing. Maak ook duidelijk of medewerkers op iedere locatie mogen boeken. Een gedeeld overzicht betekent niet automatisch dat iedereen overal dezelfde toegang nodig heeft.
Begin de uitrol op één locatie en neem de ervaringen mee naar de volgende. Test ook een bezoekende medewerker die vanaf een andere vestiging een werkplek reserveert. Zo ontdek je of de namen, informatie en boekingsregels duidelijk zijn. Met uniforme afspraken blijven meerdere locaties overzichtelijk, terwijl je lokale verschillen zorgvuldig kunt verwerken.
Lees meer over ruimte- en werkplekreservering.
Eén herkenbare werkwijze voor jouw vestigingen?
Presentation Partner helpt reserveringspanelen en kantooroplossingen op elkaar af te stemmen en bespreekt de voorwaarden met IT.