Een digitale plattegrond helpt medewerkers zien waar een boekbare werkplek of vergaderruimte ligt. Ze kunnen de locatie bekijken voordat ze een keuze maken. Bij ondersteunde reserveringsoplossingen wordt ook de beschikbaarheid weergegeven en kan een medewerker vanuit de plattegrond een plek boeken.
Zorg voor een herkenbare indeling met verdiepingen, zones en vaste nummers. De kaart moet overeenkomen met wat medewerkers op kantoor zien. Gebruik dezelfde namen op bewegwijzering, reserveringspanelen en in de agenda. Dat maakt de plattegrond vooral voor nieuwe collega’s en bezoekers duidelijker.
Voeg praktische informatie toe waar het systeem dat ondersteunt. Denk aan het aantal zitplaatsen, een scherm, een dockingstation of een rustige werkzone. Een kleurvlak alleen vertelt niet altijd of een plek geschikt is. Controleer bovendien of de beschikbaarheid begrijpelijk blijft voor mensen die kleuren minder goed onderscheiden.
Laat de digitale plattegrond aansluiten op de boekingsregels. Geef bijvoorbeeld aan welke plekken medewerkers zelf kunnen reserveren en welke beperkt beschikbaar zijn. Bespreek met de beheerder hoe de kaart wordt bijgewerkt wanneer bureaus worden verplaatst of een verdieping anders wordt ingericht.
Test de kaart op de apparaten die medewerkers echt gebruiken. Laat iemand vanaf een telefoon een plek zoeken en vervolgens op kantoor terugvinden. Vraag waar de route of informatie onduidelijk is. Een actuele, begrijpelijke kaart vermindert zoekwerk en ondersteunt een reserveringsproces dat medewerkers zelfstandig kunnen gebruiken.
Lees meer over ruimte- en werkplekreservering.
Meer overzicht op jouw kantoorvloer?
Presentation Partner denkt mee over werkplekreservering, schermen en een herkenbare presentatie van de beschikbare ruimtes.