Deel waar mogelijk alleen het benodigde documentvenster, sluit overbodige toepassingen en controleer vooraf je meldingsinstellingen. Test wat anderen daadwerkelijk zien. Vertrouw niet uitsluitend op een automatische functie die meldingen tijdens presenteren zou verbergen.

Bereid je werkblad voor

Sluit e-mail, chatvensters en documenten die niet bij de vergadering horen. Let ook op gevoelige bestandsnamen, browsertabbladen en recente documenten. Bij het delen van een volledig scherm kunnen deze onderdelen zichtbaar worden zodra je van venster wisselt.

Een afzonderlijk toepassingsvenster delen beperkt de kans op onbedoelde weergave, maar is geen volledige beveiligingsmaatregel. De inhoud binnen dat venster kan nog steeds vertrouwelijk zijn. Volg de afspraken van jouw organisatie voor informatie die extern gedeeld mag worden.

Controleer de gebruikte deelroute

Presenteren via een HDMI-kabel, een draadloze oplossing en een venster delen in vergadersoftware werken niet altijd hetzelfde. Bij een kabelverbinding kan het ruimtescherm bijvoorbeeld het hele laptopbeeld tonen. Controleer de ingestelde schermmodus en kijk tijdens de voorbereiding naar het gedeelde display.

Laat bij een hybride bijeenkomst een collega op afstand meekijken. Test ook wat er gebeurt bij wisselen tussen presentatie en andere toepassingen. Stop het delen voordat je na afloop e-mail of andere informatie opent.

Een veilige, eenvoudige presentatiewerkwijze afspreken?

Bekijk hybride vergaderen of vraag Presentation Partner om advies over de bediening van jouw ruimte.