Test de hele werkdag op één verdieping voordat je een smart office op meerdere locaties invoert.
Een smart office invoeren raakt de agenda, de werkplek, de vergaderruimte en het beheer. Je wilt weten of medewerkers een plek vinden, een vergadering kunnen starten en daarna de afgesproken acties terugzien. Met een pilot volg je die stappen in samenhang. Kies een verdieping die representatief is voor het dagelijks gebruik, met flexplekken en zowel kleine als middelgrote vergaderruimtes.
Kies drie praktijksituaties en maak succes meetbaar
Laat iemand voor een drukke dag een bureau boeken, een vergaderruimte vinden en een hybride overleg met een externe deelnemer starten. Laat een tweede groep een boeking wijzigen en controleer of de status op het reserveringspaneel meeverandert. Voeg een overleg toe waarin de voorzitter een AI-samenvatting gebruikt en controleert op bruikbare actiepunten.
Meet vooraf hoe vaak deze handelingen zonder hulp lukken. Herhaal dat tijdens de pilot met dezelfde definities. Kijk bijvoorbeeld naar het aandeel vergaderingen dat zonder support start, het aantal foutieve vrijgaven en de tijd die nodig is om een verslag te controleren. Bespreek ook waarom iemand hulp nodig had. Een onduidelijke ruimtenaam vraagt om een andere oplossing dan een netwerkprobleem.
Gebruik één herkenbare bediening en test uitzonderingen
Spreek voor elk ruimtetype af hoe gebruikers binnenkomen, inchecken, een vergadering starten en inhoud delen. Een Neat Pad kun je afhankelijk van de configuratie inzetten als bedieningspaneel óf als reserveringsscherm. Leg per paneel de gekozen rol vast en controleer de ondersteuning voor jullie vergaderplatform. In onze blog over vergaderruimtes standaardiseren lees je hoe je herkenbare bediening over locaties heen organiseert.
Test ook een gast zonder bedrijfsaccount, een vergadering die langer duurt en een ruimte waarvan het paneel tijdelijk offline is. Leg vast hoe gebruikers dan een plek vinden en bij wie ze een storing melden. Die uitwijkroute hoort bij de pilot en bij de uiteindelijke instructie.
Beoordeel automatisering op aantoonbare waarde
Breng boekingen en werkelijke bezetting samen om te zien waar de planning afwijkt van het gebruik. AI kan helpen terugkerende patronen te signaleren als de gegevens betrouwbaar genoeg zijn. Beoordeel zo’n signaal altijd samen met de context. Een ruimte die vaak leeg lijkt, kan bijvoorbeeld verkeerd worden geregistreerd of voor andere werkzaamheden in gebruik zijn.
Voeg koppelingen met verlichting, ventilatie of klimaat alleen toe wanneer je daar een concreet gebruiksscenario voor hebt. Spreek met facilitair beheer af welke bron de status bepaalt, wie instellingen beheert en hoe een ruimte handmatig bediend kan worden. Leg ook vast wat er moet gebeuren als een koppeling tijdelijk wegvalt.
Veelgestelde vragen
Hoe kies je de eerste pilotlocatie?
Kies een locatie met herkenbare werksituaties, verschillende ruimtetypen en collega’s die feedback kunnen geven. Test tijdens rustige én drukke dagen.
Wanneer kun je de pilot uitbreiden?
Breid uit als de afgesproken gebruikssituaties werken, uitzonderingen zijn getest en duidelijk is wie het beheer en de ondersteuning overneemt.
Lees ook hoe je een pilot voor ruimte- en werkplekreservering start.
Leg beheer vast vóór de uitrol
Betrek IT, facilitair beheer en de servicedesk bij de evaluatie. Spreek af wie reserveringsregels, AV-instellingen en AI-functies beheert. Met AV Service & Support kun je ook afspraken maken over opvolging van storingen en beheer na de ingebruikname.
Wil je smart office invoeren met een pilot die je goed kunt beoordelen? Bespreek jouw smart office-pilot met Presentation Partner.