Zonder de juiste inrichting wordt een vergadering al snel frustrerend. Slecht beeld, slechte audio, of een ruimte die gewoon niet klopt. Zonde, want met de juiste inrichting kun je effectief hybride vergaderen. In deze blog geven we je een aantal tips waar je op moet letten tijdens het inrichten van jouw vergaderruimte.
1. Grootte van de ruimte.
De eerste stap is het bepalen van de afmetingen van de vergaderruimte. Waarom?
Omdat ruimtegrootte direct bepaalt:
Hier zijn de richtlijnen per ruimte als voorbeeld. Hou er rekening mee dat specifieke ruimtes kunnen afwijken. Vraag altijd specialistisch advies.
2. Aantal personen in de ruimte.
Hoe meer mensen, hoe complexer het wordt om iedereen zichtbaar en hoorbaar te krijgen. Bijvoorbeeld: Een standaard webcam werkt niet bij 8+ personen
Aandachtspunten.
- 1
Camerahoogte
Zorg dat de camera op ooghoogte staat. Op deze manier zijn de online deelnemers beter betrokken bij de vergadering. - 2
Kabelmanagement
Loshangende kabels zijn vaak oorzaken voor storingen. Zorg dat de kabels goed weggewerkt zijn. - 3
Licht
Natuurlijk licht is prettig, maar te veel lichtinval of tegenlicht kan ervoor zorgen dat personen slecht zichtbaar zijn op beeld. Houd daarom rekening met de positie van verlichting en het gebruik van gordijnen. - 4
Akoestiek
Galm en echo kunnen een meeting verstoren. Voeg wandpanelen, gordijnen of tapijttegels toe om het geluid te dempen. - 5
Bediening
Maak het gebruiksvriendelijk. Eén druk op de knop moet voldoende zijn om alles aan te zetten.
