Maak vroeg een plan voor schermen, vergadersystemen en aansluitingen, zodat je nieuwe kantoor klaar is voor overleg.
Bij een kantoorverhuizing krijgen werkplekken, meubilair en netwerkvoorzieningen vaak als eerste aandacht. De schermen en vergaderapparatuur lijken eenvoudig mee te kunnen. Toch verandert er meer dan de locatie: ruimtes krijgen andere afmetingen, tafels staan anders en medewerkers gaan mogelijk op een nieuwe manier samenwerken.
Wie AV bij een kantoorverhuizing op tijd meeneemt, kan bewuster kiezen wat bruikbaar blijft. Je voorkomt ook dat kabelroutes, aansluitpunten en montagevoorzieningen pas ter sprake komen wanneer de afwerking al klaar is. Begin daarom met de vergaderbehoefte op het nieuwe kantoor en beoordeel daarna welke bestaande apparatuur daarbij past.
Maak een inventarisatie vóór de demontage
Breng eerst in kaart wat er aanwezig is. Noteer per ruimte de schermen, camera's, microfoons, bedieningspanelen en overige AV-componenten. Neem ook bevestigingsmiddelen, aansluitingen en beschikbare documentatie mee. Daarmee voorkom je dat een ogenschijnlijk compleet systeem na transport essentiële onderdelen mist.
Kijk vervolgens naar de staat en ondersteuning van de apparatuur. Werkt alles naar behoren? Zijn benodigde updates beschikbaar? Is duidelijk welke accounts en beheeromgeving erbij horen? Een apparaat dat op de oude locatie nog functioneert, past daarmee niet automatisch in de gewenste nieuwe inrichting.
Geef ieder onderdeel een voorlopige bestemming. Dat kan hergebruik zijn in een vergelijkbare ruimte, inzet op een andere plek of vervanging. Laat de definitieve keuze afhangen van de technische beoordeling en het ontwerp voor de nieuwe locatie.
Beoordeel hergebruik in de nieuwe ruimte
Een scherm dat goed leesbaar was aan een korte tafel, kan minder geschikt zijn bij een grotere kijkafstand. Een camera moet alle relevante zitplaatsen kunnen tonen. En een microfoonopstelling die in een gestoffeerde ruimte prettig klonk, kan in een ruimte met veel glas anders presteren.
Beoordeel daarom telkens de combinatie van apparatuur, inrichting en gebruik. Denk aan zichtlijnen, verlichting, akoestiek en de positie van online deelnemers op het scherm. Neem ook de presentatie-inhoud mee: kleine cijfers in een spreadsheet stellen andere eisen aan leesbaarheid dan een presentatie met grote beelden.
Met AV-advies kun je bestaande apparatuur laten meenemen in het nieuwe ontwerp. Zo ontstaat een onderbouwde keuze tussen behouden, aanpassen en vervangen, in plaats van een automatische verhuizing van de oude opstelling.
Stem de voorzieningen af voordat de ruimte wordt afgewerkt
Een nette AV-installatie begint bij de bouwkundige en technische voorbereiding. Waar komen tafel en scherm? Welke wand draagt de montage? Hoe lopen de kabels? En waar zijn netwerk en voeding nodig? Bespreek dit met de betrokken partijen voordat vloer, wand en plafond worden afgewerkt.
Een nieuwe tafel verdient extra aandacht. Aansluitpunten moeten bereikbaar zijn en kabels moeten voldoende ruimte hebben. Bij een andere tafelpositie kan de route naar het scherm veranderen. Laat daarom ook controleren of bestaande verbindingen geschikt zijn voor de nieuwe afstanden en gewenste functies.
Maak de verantwoordelijkheden expliciet. Wie levert de voorzieningen, wie controleert ze en wanneer moet de ruimte beschikbaar zijn voor installatie? De AV-installatie kan dan aansluiten op de verhuisplanning en het werk van andere leveranciers.
Regel de overgang tussen oud en nieuw
Als apparatuur nog nodig is op de oude locatie, kan die niet tegelijk op het nieuwe kantoor worden opgebouwd. Breng dat spanningsveld vroeg in de planning in beeld. Bepaal welke ruimtes tot het laatst beschikbaar moeten blijven en welke op de nieuwe locatie als eerste nodig zijn.
Bespreek of een gefaseerde verhuizing mogelijk is en hoe medewerkers in de tussenperiode overleggen. Controleer ook wanneer het netwerk en de benodigde accounts op de nieuwe locatie beschikbaar zijn. Zonder die voorzieningen is een gemonteerd vergadersysteem mogelijk nog niet klaar voor gebruik.
Maak per ruimte duidelijk wanneer de demontage, het transport, de montage en de ingebruikname plaatsvinden. Reserveer tijd om eventuele afwijkingen op te lossen voordat de eerste belangrijke bijeenkomst staat gepland.
Bereid medewerkers voor op hun nieuwe vergaderplek
Een verhuisde installatie kan anders werken dan collega's gewend zijn. Misschien heeft een ruimte een andere naam, zit het aansluitpunt op een andere plek of is de startprocedure gewijzigd. Werk de instructies bij en laat zien welke mogelijkheden iedere ruimte biedt.
Oefen daarbij een complete vergadering met iemand op afstand. Kan iedereen elkaar horen en zien? Wordt de presentatie ook online gedeeld? Weten medewerkers waar ze ondersteuning krijgen? Met AV-training en adoptie kun je de overgang begeleiden en vragen rond het gebruik opvangen.
Een nieuwe werkplek begint met vergaderruimtes die klaar zijn voor gebruik.
Ga je verhuizen of jouw kantoor opnieuw inrichten? Bespreek jouw AV-verhuisplan met Presentation Partner.
Veelgestelde vragen
Kan bestaande vergaderapparatuur mee naar een nieuw kantoor?
Dat kan als de apparatuur technisch in orde is en past bij de nieuwe ruimte en gewenste werkwijze. Beoordeel ook ondersteuning, bevestiging, aansluitingen en benodigde accessoires.
Wanneer betrek je een AV-partner bij een verhuizing?
Doe dat tijdens de ontwerp- en voorbereidingsfase, voordat wanden, vloeren en plafonds worden afgewerkt. Dan kun je kabelroutes, montage en aansluitpunten nog goed afstemmen.
Wat leg je vóór de demontage vast?
Maak per ruimte een overzicht van apparatuur, aansluitingen, bevestigingsmiddelen, documentatie en de bestemming op de nieuwe locatie. Laat toegangs- en beheerinformatie op de afgesproken beveiligde plek bewaren.