Voor AV-advies over een vergaderruimte zijn vooral de ruimteafmetingen, tafelindeling, vergaderscenario’s en bestaande apparatuur nodig. Voeg daar informatie over IT, planning en budget aan toe. Daarmee kan Presentation Partner gerichter beoordelen welke inrichting past.
1. De ruimte en zitplaatsen
Stuur een plattegrond met lengte, breedte en plafondhoogte. Geef aan waar de tafel, stoelen, displays, ramen en deuren staan. Foto’s vanuit verschillende hoeken helpen om zichtlijnen, lichtinval en mogelijke montageplekken te beoordelen. Vermeld het normale en maximale aantal deelnemers.
2. De manier van vergaderen
Beschrijf wat er in de ruimte gebeurt: intern overleg, hybride vergaderen, klantpresentaties of trainingen. Welke platforms gebruik je? Moeten mensen vanaf hun eigen laptop presenteren? Zijn whiteboards, extra camera’s of deelname aan vergaderingen van externe organisaties belangrijk? Geef ook aan welke problemen je nu ervaart.
3. Wat er al aanwezig is
Maak een lijst van schermen, camera’s, microfoons, luidsprekers, bedieningspanelen en aansluitingen. Vermeld merk en model waar mogelijk. Geef aan welke onderdelen je wilt behouden. Bestaande apparatuur kan soms opnieuw worden gebruikt, maar de aansluiting en ondersteuning moeten bij de nieuwe opstelling passen.
4. IT, uitvoering en budget
Betrek IT bij de netwerkverbinding, ruimteaccounts, licenties, beveiligingsbeleid en gewenst beheer. Voor de uitvoering zijn stroompunten, kabelroutes, montagevoorwaarden en de beschikbaarheid van de ruimte relevant. Deel daarnaast het beoogde budget, de gewenste opleverdatum en verwachtingen over training en service.
Je hoeft nog niet ieder detail te weten om advies aan te vragen. Een eerste overzicht van de ruimte en je doelen is een goed begin. Tijdens een inventarisatie kunnen we ontbrekende gegevens aanvullen en bepalen of een bezoek of praktijktest nodig is.
Gerelateerde vragen over vergaderruimtes
Wat kost het inrichten van een vergaderruimte?
Welke apparatuur heb ik nodig voor een hybride vergaderruimte?