Zoom AI Companion is een ingebouwde AI-assistent binnen het Zoom-platform die automatisch samenvattingen maakt, actiepunten bijhoudt en vragen beantwoordt tijdens of na een vergadering. De tool werkt zowel in online meetings als in fysieke vergaderruimtes die zijn uitgerust met Zoom Rooms-hardware. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over Zoom AI Companion, van licenties en privacy tot de inrichting van je vergaderruimte.
Wat doet Zoom AI Companion tijdens een vergadering?
Zoom AI Companion ondersteunt deelnemers tijdens een vergadering door automatisch een samenvatting te genereren, actiepunten te identificeren en een transcriptie bij te houden. Je kunt de assistent ook vragen stellen zoals “Wat heb ik gemist?” als je later instapt, zonder de vergadering te onderbreken.
De functies van Zoom AI Companion zijn onder te verdelen in drie categorieën:
- Live ondersteuning: realtime transcriptie, slimme chatantwoorden en vragen stellen aan de AI zonder anderen te storen
- Na de vergadering: automatische meetingsamenvatting, actiepuntenlijst en highlights die je direct kunt delen met afwezige collega’s
- Productiviteitsintegraties: koppelingen met Zoom Mail, Zoom Calendar en externe tools zoals Salesforce of Microsoft Outlook
Belangrijk om te weten: AI Companion gebruikt de inhoud van jouw vergadering niet om AI-modellen van Zoom te trainen. De tool verwerkt gesproken en geschreven content alleen om de gevraagde functies te leveren.
Welke Zoom-licentie heb je nodig voor AI Companion?
Zoom AI Companion is beschikbaar zonder extra kosten voor gebruikers met een betaald Zoom-abonnement, zoals Zoom Pro, Business, Business Plus of Enterprise. Je hebt dus geen aparte AI-licentie nodig. De basisfuncties zijn inbegrepen bij elk betaald plan.
Er zijn wel verschillen per abonnementsniveau. Geavanceerdere functies, zoals AI Companion for Phone of uitgebreide integraties met Zoom Whiteboard en Zoom Docs, zijn soms voorbehouden aan hogere abonnementsvormen. Controleer bij je Zoom-beheerder welke functies actief zijn binnen jullie huidige licentie.
Voor organisaties die Zoom Rooms gebruiken in fysieke vergaderruimtes, geldt dat de Zoom Rooms-licentie apart wordt afgenomen naast de gebruikerslicenties. AI Companion-functies zijn dan beschikbaar voor de deelnemers die zelf een betaald Zoom-account hebben.
Hoe werkt Zoom AI Companion in een fysieke vergaderruimte?
In een fysieke vergaderruimte werkt Zoom AI Companion via Zoom Rooms, de software die speciaal is ontwikkeld voor ruimtegebonden vergaderoplossingen. De AI-functies activeren automatisch zodra een meeting start via het Zoom Rooms-systeem, mits de beheerder dit heeft ingeschakeld in de Zoom Admin Portal.
Voor een goede werking van AI Companion in een vergaderruimte zijn een paar technische voorwaarden relevant:
- Microfoonkwaliteit: de transcriptie- en samenvattingsfuncties zijn sterk afhankelijk van heldere audio. Een professionele ruimtemicrofoon of een plafondmicrofoon-array zorgt voor betrouwbare spraakherkenning.
- Zoom Rooms Controller: via de tablet-controller in de ruimte kunnen deelnemers AI-functies handmatig in- of uitschakelen.
- Stabiele netwerkverbinding: AI-verwerking vindt plaats in de cloud, dus een betrouwbare en snelle internetverbinding is noodzakelijk.
Deelnemers die fysiek aanwezig zijn maar geen eigen Zoom-account hebben, profiteren indirect van de AI-functies via de samenvatting die de meeting-host achteraf deelt.
Wat is het verschil tussen Zoom AI Companion en Microsoft Copilot in Teams?
Het belangrijkste verschil is dat Zoom AI Companion standaard inbegrepen is bij betaalde Zoom-abonnementen, terwijl Microsoft Copilot in Teams een aparte betaalde add-on is bovenop een Microsoft 365-licentie. Beide tools bieden vergelijkbare kernfuncties, maar ze zijn gebonden aan hun eigen ecosysteem.
Hieronder een vergelijking van de twee tools op de meest relevante punten:
- Kosten: Zoom AI Companion is inbegrepen bij betaalde Zoom-plannen; Microsoft Copilot vereist een extra licentie
- Integratie: Copilot werkt naadloos met Microsoft 365-apps zoals Word, Outlook en SharePoint; AI Companion integreert primair binnen het Zoom-ecosysteem
- Vergaderruimte-ondersteuning: beide platforms ondersteunen fysieke vergaderruimtes, respectievelijk via Zoom Rooms en Microsoft Teams Rooms
- Privacybeleid: beide aanbieders verklaren dat vergaderinhoud niet wordt gebruikt voor modeltraining, maar de specifieke verwerkingslocaties en dataretentie verschillen
Welke tool beter bij jullie organisatie past, hangt af van het platform dat je al gebruikt. Organisaties die volledig op Microsoft 365 draaien, kiezen logischerwijs voor Teams en Copilot. Organisaties met een Zoom-omgeving profiteren direct van AI Companion zonder extra investering.
Hoe stel je Zoom AI Companion in voor een vergaderruimte?
Je stelt Zoom AI Companion in voor een vergaderruimte via de Zoom Admin Portal, onder de instellingen van Zoom Rooms. De beheerder kan AI-functies inschakelen op accountniveau, groepsniveau of per individuele ruimte. Gebruikers kunnen aanvullende instellingen beheren via hun eigen Zoom-profiel.
De stappen om AI Companion te activeren voor een vergaderruimte:
- Log in op admin.zoom.us met een beheerdersaccount
- Ga naar Zoom Rooms en selecteer de betreffende ruimte
- Open de tab Meeting en zoek de sectie AI Companion
- Schakel de gewenste functies in, zoals Meeting Summary en Smart Recording
- Stel in of deelnemers zelf AI-functies kunnen aan- of uitzetten, of dat dit centraal wordt beheerd
Let op dat je deelnemers informeert wanneer AI-functies actief zijn. Zoom toont standaard een melding aan het begin van een meeting, maar sommige organisaties kiezen ervoor om dit ook schriftelijk te communiceren als onderdeel van hun vergaderbeleid.
Welke privacyregels gelden voor Zoom AI Companion in Nederland?
In Nederland valt het gebruik van Zoom AI Companion onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zoom verwerkt gesproken en getypte content uit vergaderingen om AI-functies te leveren, wat betekent dat je organisatie verantwoordelijk is voor het informeren van deelnemers en het vastleggen van de juridische grondslag voor deze verwerking.
Relevante aandachtspunten voor Nederlandse organisaties:
- Transparantie: deelnemers moeten weten dat er een transcriptie of samenvatting wordt gemaakt. Zoom toont een melding, maar organisaties doen er goed aan dit ook in hun privacybeleid op te nemen.
- Verwerkersovereenkomst: sluit een Data Processing Agreement (DPA) af met Zoom als je AI-functies inzet voor zakelijke meetings. Zoom biedt een standaard DPA aan via hun portaal.
- Dataopslag: controleer in welke regio Zoom de AI-gegenereerde content opslaat. Voor Europese organisaties is het aan te raden de data-residency-instellingen te configureren zodat gegevens binnen de EU blijven.
- Gevoelige vergaderingen: voor vergaderingen met vertrouwelijke of persoonsgebonden informatie, zoals HR-gesprekken of medische overleggen, is het verstandig AI-functies selectief in te schakelen.
Hoe wij helpen met de inrichting van je Zoom-vergaderruimte
Een slimme AI-tool als Zoom AI Companion werkt alleen goed als de technische basis van je vergaderruimte op orde is. Slechte audio, een trage netwerkverbinding of een verouderd camerasysteem ondermijnen direct de kwaliteit van transcripties en samenvattingen.
Wij helpen organisaties bij het inrichten van toekomstbestendige vergaderruimtes die klaar zijn voor AI-gestuurde samenwerking. Dat doen we concreet door:
- Het selecteren en installeren van professionele microfoons, camera’s en displays die aansluiten op Zoom Rooms
- Het integreren van de AV-hardware met jullie bestaande IT-infrastructuur en Zoom-licentieomgeving
- Het configureren van Zoom Rooms-software, inclusief de AI Companion-instellingen
- Het trainen van gebruikers zodat iedereen de AI-functies effectief inzet
- Langdurige service en ondersteuning na de installatie
Of het nu gaat om een kleine huddle room of een grote boardroom, wij zorgen voor een complete oplossing die past bij de behoeften van jullie organisatie. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Gerelateerde artikelen
- Wat kost het onderhoud van een professionele hybride vergaderoplossing?
- Wanneer is het vervangen van bestaande vergaderapparatuur rendabel?
- Wat zijn de voordelen van gezichtsherkenning in een vergaderruimte?
- Wat is het verschil tussen BYOD en Microsoft Teams Rooms?
- Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het inrichten van een vergaderruimte?