Hoe zorgen we dat vergaderruimtes prettig werken, betrouwbaar blijven en slimmer worden gebruikt? Die vraag stond voor ons centraal tijdens de Yealink Workplace Forward Summit 2026. We kijken terug op een inspirerende dag vol nieuwe inzichten, productinnovaties en gesprekken over de toekomst van samenwerken.
Wat is de Yealink Workplace Forward Summit?
De Workplace Forward Summit is een evenement van Yealink waar technologiepartners, experts en organisaties samenkomen om vooruit te kijken naar de werkplek van de toekomst. De editie van 2026 vond plaats in München en stond in het teken van ‘Innovate for Trust’. Onderwerpen als AI, slimme werkplekken, veiligheid en betrouwbare samenwerking kwamen daarbij samen.
Namens Presentation Partner waren we aanwezig om ontwikkelingen te volgen en te onderzoeken wat deze in de praktijk kunnen betekenen voor onze klanten. Een aantal thema’s kwam gedurende de dag steeds opnieuw terug.
Een vergaderruimte moet gewoon werken
Bij het inrichten van een vergaderruimte gaat het om meer dan het kiezen van een scherm, camera en microfoons. Uiteindelijk telt de ervaring van de mensen die de ruimte gebruiken. Kunnen zij eenvoudig een vergadering starten? Zijn deelnemers goed te zien en te verstaan? En werkt alles de volgende keer weer net zo goed?
Die consistente gebruikerservaring vraagt om aandacht gedurende de hele levensduur van de installatie. Ook maanden en jaren na oplevering moeten medewerkers erop kunnen vertrouwen dat de apparatuur klaar is zodra de vergadering begint.
Goed beheer, preventief onderhoud en actieve monitoring spelen daarin een belangrijke rol. Door problemen tijdig te signaleren en waar mogelijk te verhelpen, kunnen verstoringen tijdens vergaderingen worden beperkt.
Organisaties kunnen dit opnemen in hun eigen beheerprocessen of bij Presentation Partner onderbrengen. Wij werken momenteel aan een verdere uitbreiding van onze dienstverlening op dit gebied. Daarover delen we binnenkort meer.
Meer waarde halen uit wat er wordt besproken
Tijdens vergaderingen delen we kennis, bespreken we ideeën en nemen we besluiten. Toch blijft van een uur overleg soms slechts een half A4’tje aan notulen over. Waardevolle informatie en de context achter een besluit kunnen daardoor verloren gaan.
Goede audio, automatische transcriptie, sprekerherkenning en intelligente samenvattingen bieden mogelijkheden om meer uit een overleg te halen. Ze kunnen helpen om informatie vast te leggen en achteraf gericht terug te zoeken: wat is er besproken, waarom is een keuze gemaakt en welke acties zijn afgesproken?
Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van de gekozen apparatuur, software, licenties en instellingen. Een goede technische basis in de vergaderruimte blijft daarbij essentieel.
Ook het ruimtegebruik vertelt een verhaal
Naast de inhoud van vergaderingen levert het gebruik van de ruimte zelf waardevolle inzichten op. Hoeveel mensen zitten er daadwerkelijk in een ruimte? Welke vergaderruimtes zijn populair? En welke voorzieningen worden gebruikt?
Stel dat medewerkers een tekort aan kleine vergaderruimtes ervaren, terwijl grote ruimtes regelmatig door slechts twee of drie personen worden bezet. Inzicht in de werkelijke bezetting kan dan helpen om de indeling beter op de behoefte af te stemmen.
Ook voor AV-investeringen zijn deze gegevens interessant. Worden ruimtes met audiovisuele voorzieningen vaker geboekt? Wordt de aanwezige apparatuur daadwerkelijk gebruikt? En sluit de inrichting aan bij het soort overleg dat er plaatsvindt?
Zo wordt de vergaderruimte ook een bron van informatie voor IT, facilitair management en huisvesting. Met die inzichten kunnen organisaties gerichter investeren en beschikbare ruimtes beter benutten.
Ons droomscenario: een ruimte die meedenkt
Hoe zou dat er in de toekomst uit kunnen zien? Stel je de volgende situatie voor.
1. Je boekt via Outlook een vergaderruimte voor tien personen, voor een hybride Teams-vergadering op donderdag om 09.00 uur. Achter de schermen begint de voorbereiding al voordat je binnenkomt.
2. Het gebouwbeheersysteem brengt de ruimte op tijd op de gewenste temperatuur. Om 08.50 uur volgt een automatische controle: het scherm staat op de juiste bron, het roomsysteem is beschikbaar en de camera, microfoons en speakers zijn klaar voor gebruik.
3. Bij binnenkomst detecteert het systeem je aanwezigheid en bevestigt het de boeking. Komt er niemand opdagen? Dan wordt de ruimte na tien minuten automatisch vrijgegeven voor anderen.
4. Tijdens het overleg loopt de CO₂-waarde op. Sensoren signaleren dit en het gebouwbeheersysteem stuurt de ventilatie bij. Ondertussen kunnen de deelnemers in de ruimte en op afstand prettig blijven samenwerken.
5. Als opname en transcriptie zijn ingeschakeld, wordt het gesprek vastgelegd. Met de juiste ondersteuning voor sprekerherkenning wordt ook duidelijk wie wat heeft gezegd. Na afloop kan de organisator via een intelligente vergadersamenvatting, zoals Intelligent Recap in Teams, terugzoeken wat is besproken en welke vervolgacties zijn afgesproken.
6. Iedereen verlaat de ruimte. Het systeem zet de apparatuur terug naar de standaardinstellingen en maakt de ruimte gereed voor de volgende vergadering.
Alles verbonden voor slimmer vergaderen
Dit is ons toekomstbeeld van een samenhangende vergaderomgeving. Om zo’n scenario te realiseren, moeten reserveringssoftware, AV-apparatuur, sensoren en gebouwbeheer goed op elkaar aansluiten. Ook instellingen, toestemming en afspraken over gegevensgebruik horen daarbij.
Van nieuwe inzichten naar praktische oplossingen
De summit bevestigde voor ons hoe belangrijk de samenhang tussen gebruiksgemak, beheer en slimme technologie wordt. Een goed ingerichte vergaderruimte ondersteunt medewerkers vóór, tijdens en na het overleg.
Bij Presentation Partner vertalen we die ontwikkelingen naar praktische oplossingen. Van een betrouwbare basis voor hybride vergaderen tot beheer en inzichten waarmee organisaties hun ruimtes beter kunnen benutten.
Benieuwd hoe jouw vergaderruimtes slimmer en gebruiksvriendelijker kunnen worden?
Neem contact op met Presentation Partner.
We denken graag met je mee.