AI-software bewaart vergaderopnames doorgaans tussen 30 en 180 dagen, afhankelijk van het platform en de instellingen van je organisatie. Platforms zoals Microsoft Teams en Zoom hanteren standaard bewaartermijnen, maar beheerders kunnen deze aanpassen via het beleidsbeheer. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over opslag, bewaartermijnen en privacyregels rond AI-vergaderopnames.
Waar worden AI-vergaderopnames opgeslagen?
AI-vergaderopnames worden opgeslagen in de cloudomgeving van het platform dat je gebruikt. Bij Microsoft Teams gaan opnames standaard naar OneDrive of SharePoint, afhankelijk van of het een persoonlijke of kanaalvergadering betreft. Zoom slaat opnames op in de eigen Zoom Cloud of lokaal op het apparaat van de host, afhankelijk van de gekozen instellingen.
Naast de ruwe opname verwerkt AI-software ook aanvullende data: transcripties, samenvattingen, actiepunten en sprekerherkenning. Deze bestanden worden vaak op dezelfde locatie opgeslagen als de opname zelf, maar soms ook in een apart gedeelte van de cloudomgeving van het platform. Het is belangrijk om te weten dat opnames en AI-gegenereerde inhoud niet automatisch op de servers van jouw organisatie terechtkomen, tenzij je dit expliciet hebt ingesteld via een eigen cloudkoppeling of een on-premise oplossing.
Voor organisaties die werken met gevoelige informatie, zoals in de zorg of bij de overheid, is het verstandig om te controleren in welke regio de data wordt opgeslagen. Zowel Microsoft als Zoom bieden de mogelijkheid om dataopslag te beperken tot de Europese Unie, wat relevant is in het kader van de AVG.
Hoe lang bewaren platforms zoals Teams en Zoom opnames standaard?
Microsoft Teams bewaart vergaderopnames standaard 120 dagen voordat ze automatisch worden verwijderd. Zoom hanteert voor cloudopnames een standaard bewaartermijn van 30 dagen in het basisabonnement. Bij betaalde abonnementen kan deze termijn worden verlengd of aangepast door de accountbeheerder.
Hieronder een overzicht van de standaard bewaartermijnen per platform:
| Platform | Standaard bewaartermijn | Opslaglocatie |
|---|---|---|
| Microsoft Teams | 120 dagen | OneDrive / SharePoint |
| Zoom | 30 dagen (basis) | Zoom Cloud / lokaal |
| Google Meet | Geen automatische verwijdering (afhankelijk van Google Drive-quota) | Google Drive |
| Webex | Configureerbaar, standaard 1 jaar | Webex Cloud |
Het is nuttig om te weten dat gebruikers zelf ook opnames kunnen verwijderen vóór het verstrijken van de standaardtermijn. Maar als een IT-beheerder een bewaarbeleid heeft ingesteld via het compliancecentrum, kan een opname ook langer bewaard blijven dan de standaardtermijn aangeeft.
Kan een organisatie zelf de bewaartermijn instellen?
Ja, organisaties kunnen de bewaartermijn van vergaderopnames zelf instellen via de beheerdersinstellingen van het platform. In Microsoft Teams doe je dit via het Microsoft Purview Compliance Portal, waar je bewaarbeleid kunt aanmaken voor Teams-opnames, chats en transcripties. In Zoom beheer je dit via de accountinstellingen onder “Opnamebeheer”.
Een organisatie kan kiezen voor een kortere bewaartermijn om privacyrisico’s te beperken, of voor een langere termijn als dat noodzakelijk is voor compliance of documentatieverplichtingen. Sommige sectoren, zoals de financiële dienstverlening, zijn wettelijk verplicht om bepaalde communicatie voor meerdere jaren te bewaren.
Het instellen van een bewaarbeleid werkt in twee richtingen: je kunt opnames automatisch laten verwijderen na een bepaalde periode, maar je kunt ook instellen dat opnames niet verwijderd mogen worden zolang een juridische bewaarverplichting geldt. Dit laatste staat bekend als een “legal hold”.
Wat zegt de AVG over het bewaren van vergaderopnames?
De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) schrijft voor dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Een vergaderopname bevat persoonsgegevens zoals stemmen, gezichten en inhoudelijke uitspraken van deelnemers. Dit betekent dat je een duidelijk doel en een rechtmatige grondslag nodig hebt om opnames te bewaren.
Concreet betekent dit voor organisaties:
- Informeer deelnemers vooraf dat de vergadering wordt opgenomen en waarvoor de opname wordt gebruikt.
- Stel een bewaartermijn vast die in verhouding staat tot het doel, bijvoorbeeld 30 dagen voor interne afstemming of langer voor trainingsmateriaal.
- Leg het bewaarbeleid vast in je privacybeleid of verwerkersregister.
- Sluit een verwerkersovereenkomst af met het platform dat de opnames opslaat, als dat nog niet is gedaan.
De AVG maakt geen onderscheid tussen een handmatige opname en een AI-gegenereerde transcriptie: beide vallen onder de regels voor verwerking van persoonsgegevens. Als je AI-tools gebruikt die automatisch samenvatten of actiepunten genereren, verwerk je ook persoonsgegevens en gelden dezelfde verplichtingen.
Worden AI-gegenereerde notulen langer bewaard dan de opname zelf?
AI-gegenereerde notulen, samenvattingen en transcripties worden in de meeste platforms apart opgeslagen van de videoopname en kunnen een andere bewaartermijn hebben. Zo kan een videoopname in Teams na 120 dagen automatisch worden verwijderd, terwijl de bijbehorende transcriptie als tekstbestand in SharePoint blijft staan totdat je die handmatig verwijdert of een apart bewaarbeleid instelt.
Dit verschil is een veelgemaakte blinde vlek in het gegevensbeheer van organisaties. Veel beheerders stellen een beleid in voor opnames, maar vergeten dat de AI-output, zoals samenvattingen en actiepuntenlijsten, als afzonderlijke bestanden worden behandeld. Vanuit AVG-perspectief bevatten deze bestanden nog steeds persoonsgegevens en vallen ze onder dezelfde bewaarverplichting.
Het is verstandig om in je bewaarbeleid expliciet onderscheid te maken tussen videoopnames, audiotranscripties en AI-gegenereerde samenvattingen, en voor elk een passende termijn vast te stellen.
Hoe verwijder je AI-opnames veilig en volledig?
Een AI-vergaderopname volledig verwijderen betekent dat je alle bijbehorende bestanden wist: de videoopname, de transcriptie, de AI-samenvatting en eventuele chatlogboeken. Alleen de opname verwijderen is niet voldoende als de transcriptie of samenvatting nog ergens in de cloudopslag staat.
Volg deze stappen voor een volledige verwijdering:
- Verwijder de videoopname via de opslaglocatie (OneDrive, SharePoint of Zoom Cloud).
- Verwijder de transcriptie als apart bestand, te vinden in de vergaderdetails of de bestandsbibliotheek.
- Verwijder de AI-samenvatting via de vergadergeschiedenis of het notitieoverzicht van het platform.
- Leeg de prullenbak van de cloudopslag, want verwijderde bestanden blijven hier doorgaans 30 tot 93 dagen bewaard voordat ze definitief worden gewist.
- Controleer back-ups als je organisatie automatische back-ups heeft ingesteld via een derde partij.
Beheerders kunnen via het compliancecentrum ook controleren of een bestand onder een “legal hold” valt. In dat geval is verwijdering niet mogelijk totdat de bewaarverplichting is opgeheven, ook al verwijdert een gebruiker het bestand handmatig.
Hoe wij helpen bij de inrichting van een toekomstbestendige vergaderruimte
De manier waarop je vergaderruimte is ingericht, bepaalt mede welke AI-tools en opnamefuncties je kunt inzetten. Een goed geconfigureerde ruimte met de juiste camera’s, microfoons en software vormt de basis voor betrouwbare AI-transcripties en samenvattingen. Wij helpen organisaties bij het opzetten van die basis, van advies tot volledige installatie.
Wat wij concreet bieden:
- Professionele installatie van complete AV-omgevingen, inclusief camera’s, audio, displays en bedieningssystemen
- Integratie met Microsoft Teams en Zoom, zodat AI-functies zoals transcriptie en samenvatting optimaal werken
- Advies op maat over welke inrichting past bij jouw type ruimte, van huddle room tot boardroom
- Training en adoptie, zodat je team de AI-tools ook daadwerkelijk correct en privacybewust gebruikt
Wil je weten hoe jouw vergaderruimtes er optimaal uit kunnen zien? Neem contact op en we denken graag met je mee.